EXECUTIVE ASSISTANT
Soest, Utrecht, Nederland
KARIN
De Executive Assistant die
regelt, ontzorgt en faciliteert
Leuk dat je er bent! Neem gerust de tijd om mijn site te verkennen. Hier vind je details over mijn achtergrond, ervaring, vaardigheden en meer. Als je meer wilt weten of samen wilt werken neem dan gerust contact op.
PROFIEL
Over mij
Als Executive Assitant ben ik gedreven, doortastend en proactief. Als rots in de branding manage ik alles voortvarend rondom de directie. Mijn aanpak is no nonsens en met pit. Meedenken en vooruitdenken en ik geef tegengas waar nodig. Ik speel snel in op wisselende omstandigheden en houd mijn hoofd koel bij hectiek en dynamiek. Sterke affiniteit met techniek, ICT en social media.
Een aanpakker die alles regelt; vakkundig, snel en efficiënt!
Om meer over mij te weten te komen kun je verder kijken op mijn site of direct contact opnemen.
AMBITIE
Jouw rechterhand en aanspreekpunt.
Ik regel, ontzorg en faciliteer alles tot in de puntjes!
KWALITEIT VAN DE BOVENSTE PLANK
Een aanpakker die alles regelt; vakkundig, snel en efficiënt!
Zichtbaar en benaderbaar.
Een beslisser, probleemoplosser en
deskundig sparringpartner.
Betrouwbaar en integer.
VAARDIGHEDEN
Kneepjes van het vak
Voortdurend ben ik bezig met het uitbreiden van mijn vaardigheden door persoonlijke en professionele ervaringen.
Hieronder vind je een aantal van mijn belangrijkste vaardigheden, inclusief een korte uitleg.
COÖRDINATIE
De lat hoger leggen
Mijn rol als coördinator zie ik als verbinder en aanspreekpunt of regisseur van een team. Ik ben koersvast, communicatief sterk om de richting te blijven delen. Ik motiveer mensen, geef ze vertrouwen, verantwoordelijkheid en ruimte in hun werk. Met scherpe analyse, kritische blik en realisatiekracht stuur ik aan. Zichtbaar en benaderbaar. Ik werk pragmatisch, stel de juiste prioriteiten, creëer draagvlak en behaal resultaat.
EXECUTIVE
MANAGEMENT SUPPORT
Net dat stapje extra
Ik ben graag het gezicht en centraal aanspreekpunt. Mijn werkwijze is zeer gestructureerd met oog voor detail, waarbij ik een excellent kwaliteit- en servicelevel neerzet. Systemen maak ik mezelf snel eigen en mijn digital skills zijn goed ontwikkeld. Met mijn scherpe helikopterview houd ik goed overzicht op voortgang en proces. Knelpunten signaleer ik razendsnel en los deze op. Een beslisser, probleemoplosser en deskundig sparringpartner.
KLANTGERICHT
Een waardevolle vaardigheid
Ik ben dienstverlenend. Met mijn empathisch vermogen ben ik het luisterend oor. Intuïtief begrijp ik wat er nodig is en beweeg me gemakkelijk op alle niveaus. Ik weet exact de juiste mensen te vinden om gestelde doelen te bereiken. Kansen zien en benutten. Ik heb een goede sociale en politieke antenne. Betrouwbaar en integer.
Wil je meer weten over mijn vaardigheden en ervaring?
Neem vandaag nog contact met me op om meer te weten te komen.
UITGELICHT
Opmerkelijke prestaties
HOOFD SECRETARIAAT
Kwaliteit van de bovenste plank
Als Hoofd medisch Secretariaat heb ik leidinggegeven aan een 10-tal medisch secretaresses en 3 medewerkers (administratie, documentatie, archief en automatisering).
CENTRAAL ADMINISTRATIESYSTEEM
Hoogwaardige kwaliteit
Ik bouwde in 1995 al een centraal administratiesysteem waardoor het proces van medische keuringen werd geautomatiseerd en door allerlei disciplines kon worden geraadpleegd.
OP AFSTAND WERKEN
(VIRTUAL ASSISTANT)
Alleen het beste van het beste
Ervaring als Virtueel Assistant sinds 2005. Ruime ervaring met remote work en flexibel werken, iets wat toen nog nauwelijks voor kwam.
4 WERKLOCATIES AANSTUREN
Hoogwaardig vakmanschap
Aansturen van 4 werklocaties, zowel op locatie als op afstand.
DIGITAL SAVVY
Affiniteit met ICT
Digitaal behendig en zeer vaardig!
OPLEIDING EN TRAINING
Wat ik heb geleerd
Neem een kijkje hieronder voor meer informatie over mijn educatieve loopbaan en enkele trainingen onderweg.
2007 - certificaat
SAP HR
2006 - certificaat
MICROSOFT SHAREPOINT
2006 - workshop
SAP SRM
1992 - diploma behaald
HBO | MANAGEMENT ASSISTENT
ISW OPLEIDINGEN
1986 - diploma behaald
MBO | VERZORGING
DE HORST
1984 - diploma behaald
MAVO | EXACTE VAKKEN
MAVO SOEST
DIGI(TAAL)
Sterke affiniteit met ICT.
Digitaal sterk.
Tech savvy.
Neem gerust de tijd om dit door te kijken en neem contact op als je meer wilt weten over wat ik te bieden heb.
SOFTWARE EN SYSTEMEN
Ervaring met | Kennis van
Microsoft 365: Word, Excel, PowerPoint, Outlook,
SharePoint, Teams, OneDrive, OneNote
SAP HR, SAP SRM
Citrix
Canva
Zoom
LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram
CMS, WordPress
Microsoft CRM
Gmail, Google Agenda, Google Documenten, Google Drive
Signal, Telegram, Threema, Wire
Windows 10, Android
TALEN
Nederlands
moedertaal | uitstekend
Engels
basis | passief
PROFESSIONELE ERVARING
Achtergrond en ervaring
Door de jaren heen is elke professionele ervaring een mogelijkheid geweest om te leren en te groeien en heeft iedere ervaring bijgedragen aan wie ik vandaag de dag ben. Bekijk mijn volledige achtergrond hieronder om meer te weten te komen.
25 januari 2009 - heden
ZORGVERLENER/MANTELZORGER
PGB | SOEST
• Algemeen dagelijkse zorghandelingen (ADL-verrichtingen) en zorgcoördinatie.
• Vanwege een CVA (niet-aangeboren hersenletsel), hemiparese en afasie bij mijn moeder, heb ik er uiteindelijk voor gekozen om fulltime zorg te verlenen vanaf april 2009.
• Vanaf maart 2011 tot verleen ik de mantelzorg parttime - nu nog slechts 2 uur per dag - en daarmee is voldoende ruimte ontstaan om weer te gaan werken als Executive Assistant.
• Mantelzorg betekent: regelen, plannen, organiseren, communiceren, signaleren, structuur aanbrengen, overwegen, beslissen en nog tal van andere vaardigheden, die ik als Executive Assistant ook in een reguliere baan toepas.
• Zorgverlening vraagt in hoge mate om empathie, geduld, analytisch vermogen, initiatief nemen, organisatietalent, informatie filteren, probleemoplossend vermogen, veel doorzettingsvermogen en veerkracht.
2 januari 2009 - 31 maart 2009
DIRECTIE ASSISTENT P&O
BALLAST NEDAM | NIEUWEGEIN
• Mailbox beheren, e-mail beoordelen op relevantie en prioriteit, mail beantwoorden en toezien op afhandeling.
• Uitwerken, bewerken, opstellen brieven en e-mails.
• Bijhouden agenda, organiseren afspraken, bewaken gemaakte afspraken en beheren agenda.
• Bijhouden vergaderagenda’s, organiseren meetings, voorbereiden agendapunten, samenstellen en rondsturen vergaderstukken, notuleren, uitwerken verslagen, opstellen besluitenlijsten, bewaken uitvoering van besluiten.
• HR administratie: bijhouden personeelsdossiers afdeling (instroom, doorstroom, uitstroom).
• Bijhouden relatiebestand en kantoorvoorraad.
• Stakeholders voorzien van informatie.
• Communicatie: onderhouden interne en externe contacten.
• Voorbereiden van PowerPoint presentaties.
• Omgaan met gevoelige en vertrouwelijke informatie, omgaan met informatie over personen.
2 januari 2008 - 31 december 2008
OFFICEMANAGER
NLCW | ZEIST
• E-mail beantwoorden en afhandelen.
• Digitale correspondentie, teksten redigeren en opstellen.
• Agenda bijhouden, afspraken beheren en bewaken.
• Contactbeheer: ledenadministratie en partneradministratie structureren.
• CRM systeem bijhouden.
• Acties en afhandeling rond klachten- en geschillenbemiddeling bewaken.
• Bijeenkomsten coördineren en organiseren.
• PR taken: nieuwsbrieven opstellen, samenstellen, redigeren en verzenden, mailing coördineren.
• Content management: web content beheer, redigeren, publiceren en website onderhouden (CMS).
• Informatievoorziening en dienstverlening bewaken.
• Communicatie: contacten onderhouden, intern en extern.
1 november 2005 - 31 december 2007
COÖRDINEREND DIRECTIE ASSISTENT SAP SOLUTIONS
GETRONICS | NIEUWEGEIN
Bijzonderheden: 4 werklocaties (Nieuwegein, Amersfoort, Den Bosch en Beek (L))
• Mailboxbeheer: meerdere mailboxen beheren.
• E-mail beoordelen, prioriteiten aangeven, mail beantwoorden en bewaken afhandeling.
• Complex agendabeheer: meerdere complexe agenda’s bijhouden, afspraken organiseren en bewaken.
• Vergaderingen organiseren, vergaderagenda’s en besluitenlijsten opstellen en notuleren.
• Personeelsadministratie: ziekteverzuim, verlofuren en urenverantwoording (SAP HR).
• Onkosten- en reisdeclaraties regelen.
• Kantoorbenodigdheden bestellen (SAP SRM).
• Buitenlandse reizen, tickets, hotelaccommodaties via reisbureau coördineren.
• Binnenlandse hotelaccommodaties regelen.
• Evenementenplanning: heisessies, bijeenkomsten en afdelingsfeest coördineren en organiseren.
• Lunches/diners regelen.
• 3 secretaresses op 3 afzonderlijke werklocaties (Amersfoort, Den Bosch, Beek) aansturen, begeleiden en coachen, werkzaamheden plannen, werk verdelen en uitvoering controleren, werkoverleg leiden en de dienstverlening bewaken.
• Afhandeling van noodzakelijke acties bewaken en betrokkenen hierop wijzen.
• Informatiestromen coördineren en structureren, informeren belanghebbenden.
• Communicatie: interne en externe contacten onderhouden.
• Vraagbaak en praatpaalfunctie.
• Met vertrouwelijke informatie omgaan, met informatie over personen omgaan.
• Privézaken coördineren op speciaal verzoek.
• Sparringpartner voor directeur SAP Solutions.
• 1-2 dagen per week waarnemend en later ook vervangend secretaresse directeur Sector Industrie.
• Content management: content beheer, redigeren, publiceren, SharePoint site onderhouden.
● Ervaring met hybride werken: digitaal werken en (samen)werken in de cloud.
● Ervaring met flexibel werken vanuit 4 dagelijks wisselende werklocaties.
● Ervaring met remote work: flexibel werken op afstand (≈ virtual assistant).
● Aansturen van 3 secretaresses en 4 werklocaties, zowel op locatie als op afstand.
1 juli 2001 - 31 oktober 2005
MANAGEMENTASSISTENT FULFILMENT
YVES ROCHER | SOEST
• E-mail beantwoorden en afhandelen.
• Agenda beheren en bewaken afspraken.
• Dagelijkse - en maandelijkse rapportages opstellen (Excel).
• Deadlines bewaken.
• Vergaderingen organiseren, agenda's opstellen en vergaderstukken samenstellen.
• Notuleren vergaderingen, besluitenlijsten en verslagen opstellen.
• HR beheer: afwezigheidsregistraties en urenregistraties onderhouden.
• Leaseauto contractbeheer (wagenparkbeheer).
• Voorbereiden presentaties (PowerPoint).
• Communicatie: onderhouden contacten, intern en extern.
• Buitenlandse reizen, vliegtickets via reisbureau coördineren.
• Binnenlandse reizen, hotelaccommodatie en vervoer regelen.
• Begeleiding en coachen stagiairs.
2 januari 1987 - 30 juni 2001
FUNCTIES
HOOFD SECRETARIAAT | DIRECTIESECRETARESSE | SECRETARESSE | ADMINISTRATIEF MEDEWERKER
DIVERSE WERKGEVERS O.A.
VODAFONE | EY | AVRO | YOKOGAWA | MINISTERIE VAN DEFENSIE CO | MINISTERIE VAN DEFENSIE KLU | DHL | HIPPISCHE SPORTBOND | GEMEENTE SOEST
Hoofd secretariaat
Zorg dragen voor optimale bedrijfsvoering medisch Secretariaat. Uitvoeren informatie analyse. Opzetten en implementeren administratieve organisatie. Geautomatiseerd centraal administratie systeem bouwen, inclusief post registratie systeem. Nieuwe digitale administratieve procedures invoeren, optimaliseren werkprocessen. Schrijven van richtlijnen en beschrijven van werkprocedures. Coördineren en bewaken uit te brengen medische adviezen. Leiding geven aan 10-tal medisch secretaresses en 3 medewerkers (administratie, documentatie, archief en automatisering). HR beheer: personeelsplanning, verlofadministratie, registratie ziekteverzuim, ad hoc P&O taken. HR management: voeren functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. HRM: werving- en selectie personeel (herplaatsingskandidaten Defensie, uitzendkrachten). Onderhouden interne en externe contacten, met betrekking tot sociaal-medische aangelegenheden op administratief gebied, in verband met planning, coördinatie en andere uitvoerende werkzaamheden. Beheren registraties en informatieverstrekking uit medische rapportages en arbeidskundige adviezen. Hanteren vertrouwelijke medische informatie. Omgaan met informatie over personen. Regelende, coördinerende en algemene administratieve en secretariële ondersteuning.
● In 1995 bouwde ik al een centraal administratiesysteem waardoor het proces van medische keuringen werd geautomatiseerd en door allerlei disciplines kon worden geraadpleegd.
● Leidinggeven aan 10 medisch secretaresses en 3 medewerkers.
Directiesecretaresse, secretaresse
Post verwerken, e-mail beheren, corresponderen, communiceren (mondeling en schriftelijk), (digitale) agenda’s beheren, archiveren, coördineren, organiseren en plannen, interne en externe contacten onderhouden. Uitwerken, verwerken en bewerken financiële stukken, controleren facturen, PowerPoint presentaties voorbereiden, HR administratie: opstellen en uitwerken aanstellingsbrieven en arbeidsovereenkomsten, beheren personeelszaken archief, hanteren vertrouwelijke informatie, omgaan met informatie over personen.
Administratief medewerker
Administratieve ondersteuning. Doorgestroomd als secretaresse. Invoeren gegevens ten behoeve van verzend- en factuurregistratie. Bijhouden en onderhouden ledenregistratie. Invoeren wedstrijdgegevens. Herordenen en herinrichten woningzoekendenarchief.
Wil je meer weten over mijn professionele ervaring, neem dan contact met me op.
CONTACT OPNEMEN
